Saiba como a auditoria de contas e outras boas práticas influenciam na melhor gestão financeira da empresa.

A organização financeira de uma empresa é caracterizada por aspectos centrais do negócio, mas também por detalhes na administração e gerenciamento que muitas vezes passam despercebidos e podem ocasionar prejuízos e falta de controle financeiro.

A gestão financeira eficiente está entre os principais desafios de pequenas, médias e até mesmo grandes empresas, sendo fundamental uma estruturação adequada para não ter problemas com esse setor do negócio.

Pensando nesses desafios, selecionamos 7 dicas de organização financeira que podem ser determinantes em um melhor retorno econômico para a marca. Confira!

Tenha um planejamento orçamentário

O primeiro passo é ter um planejamento orçamentário e seguir corretamente esse direcionamento dos recursos da empresa. Cada setor, de acordo com os custos operacionais que possui, novos investimentos, equipe e outros, deve ter um orçamento pré-definido.

O planejamento contribui para que nenhuma área fique sem os recursos necessários para funcionar, assim como ajuda a estabelecer quais serão as prioridades e novos investimentos realizados em cada setor.

Após o planejamento de orçamento de cada departamento é fundamental que haja um direcionamento dos recursos de acordo com projetos e campanhas, visando estabelecer as prioridades.

Avalie os custos operacionais fixos

Calcular e monitorar os custos operacionais fixos é essencial para que a empresa não coloque o próprio funcionamento em risco. Entre esses custos devem ser considerados:
- salários;
- prestadores de serviço fixos;
- gastos com energia elétrica, água, internet e telefone;
- aluguel ou outros custos com espaço;
- custos com equipamento, manutenção e outros;
- gastos com licenças de funcionamento;
- custos com matéria-prima.

Esses são alguns dos custos fixos que devem ser calculados, lembrando sempre que esses gastos são sempre necessários e precisam ser prioritários, pois o corte nessas áreas inviabiliza a operação.

Não misturar finanças pessoais

Apesar de ser um costume mais frequente em pequenas e médias empresas é sempre importante destacar que as finanças corporativas e pessoais nunca devem ser misturadas.

Essa prática desorganiza a área financeira e também pode gerar problemas para o empresário, seja com multas como pessoa física, devido declaração errada de renda, como também para a empresa, devido falta de notas fiscais ou incompatibilidade nas contas.

Algumas despesas corporativas que podem existir, como uso e manutenção de carro, despesas com estadia durante viagens, cartão corporativo etc. devem ser corretamente incorporadas e consideradas no orçamento da empresa.

Também é fundamental exigir que os funcionários que utilizarem desses recursos, ou mesmo os sócios, lembrem-se de apresentar as notas fiscais referentes aos serviços utilizados evitando fraudes ou desvios.

Monitore entradas e saídas

Todas as entradas e saídas devem ser monitoradas com o acompanhamento do fluxo de caixa com o objetivo de melhorar a organização financeira da marca. Esse cuidado impede surpresas quanto às finanças, representando mais estabilidade para a empresa.

Para que esse monitoramento seja eficiente, todas as despesas, ainda que pequenas, devem ser consideradas e nenhuma saída deve ser realizada sem controle.

Administre o capital de giro

Praticamente todas as empresas têm prazos distintos para receber pagamentos e quitar as dívidas e dessa forma é preciso uma administração eficaz do capital de giro para não perder o controle.

Uma empresa que vende parcelado, por exemplo, pode ter que pagar os fornecedores antes que o cliente quite totalmente o produto. Dessa forma, é o controle de capital de giro que vai permitir que a empresa tenha sempre um dinheiro extra no caixa para atender essas demandas.

O capital de giro auxilia no cumprimento dos compromissos imediatos da marca, garantindo que não haja problemas com os fornecedores ou clientes.

Use a tecnologia a seu favor

Atualmente, um aspecto determinante em um melhor controle orçamentário e organização financeira refere-se ao uso da tecnologia para ajudar na administração da empresa e no controle das finanças.

A escolha do melhor software pode variar de acordo com as necessidades da empresa. Um ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, que significa Planejamento dos recursos da empresa, é um software que permite integrar todos os dados e processos da empresa em um mesmo lugar.

Dessa forma, o ERP é uma opção mais completa para gestão financeira e de processos, entretanto, existem outros sistemas focados apenas na área financeira.

O ideal é utilizar pelo menos um software para controle automático das entradas e saídas do negócio, evitando perder o monitoramento desses aspectos centrais para a organização financeira.

Fazer auditoria de contas

Por fim, o controle financeiro da empresa depende de manter todas as despesas adequadas, evitando saídas fraudulentas ou que não condizem com as necessidades operacionais da marca.

Dessa forma, a realização de uma auditoria de contas torna-se necessária para avaliar a idoneidade e necessidade de todas as despesas atuais da empresa garantindo que os gastos não estão superiores ao preciso para um funcionamento correto do negócio.

Esse serviço é realizado por empresas especializadas e os auditores são profissionais de máxima confiança e treinados para desempenhar essa função, monitorando todas as finanças do negócio e a real necessidade delas.

A união da auditoria de contas com os demais cuidados gerenciais permitem que a empresa tenha uma melhor organização financeira, possibilitando maiores lucros para o negócio e chances de crescimento e consolidação.