Quando saíram para a folga de fim de ano, os 150 funcionários da consultoria de recrutamento Cia de Talentos deixaram o escritório que a empresa ocupava há uma década, em São Paulo, de mudança pronta. O que não fosse considerado essencial foi jogado fora, um depósito foi alugado para documentos que não pudessem ser digitalizados, móveis e livros foram doados. Em janeiro, quando voltaram ao trabalho, cada um deles recebeu uma mochila com laptop, celular e um cartão que daria acesso ao novo endereço: uma unidade do espaço de coworking WeWork, localizada na torre do shopping JK Iguatemi. Lá a Cia de Talentos compartilha corredores, espaço comum e serviços de escritório com outras empresas e profissionais autônomos.
Espaços de coworking existem no Brasil há cerca de uma década e deram um salto em quantidade nos últimos anos, chegando a 810 em 2017, o dobro de 2016, segundo mapeamento do site Coworking Brasil. Os espaços, que por muitos anos foram redutos de profissionais autônomos, freelancers e startups que eventualmente ficavam grandes demais para o local, passaram a abrigar equipes de empresas maiores, e agora vivem um novo momento.
Desde o ano passado cresceu a oferta de lugares onde empresas de diversos tamanhos podem terceirizar reforma, manutenção e serviços do escritório, usufruir de áreas comuns com outras equipes e se conectar a uma rede muitas vezes mundial de usuários dos mesmos espaços para fazer negócios.
Embora não seja o primeiro a oferecer o serviço no Brasil, o nome que solidificou o mercado no país foi o WeWork, empresa fundada em 2010 em Nova York que recebeu investimento de US$ 4,4 bilhões do japonês Softbank no ano passado e foi avaliada em US$ 20 bi. Ela chegou ao país em julho com uma unidade na Av. Paulista e hoje tem mais três locais em São Paulo e um no Rio de Janeiro, com previsão de terminar o ano com 15.
Na unidade do JK, o WeWork acomoda 675 pessoas em seis andares. Só um tem mesões para profissionais individuais, formato pelo qual coworkings ficaram famosos no Brasil - as chamadas "hot desks" são só 5% dos usuários do WeWork no país. A maior parte fica em salas de vidro com tamanhos diferentes. A Cia de Talentos, por exemplo, ocupa 90% de um andar, em salas com nomes descontraídos como "vaca amarela" (onde se sentam os funcionários que querem silêncio) e "tamo junto" (para projetos), além de cabines individuais para o telefone.
Um ano antes da mudança, a TI da Cia de Talentos fez um estudo para saber quantos funcionários costumam ficar no escritório ao mesmo tempo, uma vez que muitos já faziam home office em alguns dias da semana. O número final ficou perto de 90, quantidade de estações de trabalho alugadas no WeWork, onde a cobrança é por pessoa. No novo escritório, os funcionários foram instruídos a não repetir o lugar por mais de dois dias, para gerar integração nas equipes.
Nas unidades do WeWork, a área comum do andar, com mesas estilo lanchonete, sofás, geladeira, café e água aromatizada, bem como a área comum da unidade, que inclui ainda torneiras de chope, redes e pufes, são usadas por todos os "membros" do coworking. Parte da decoração varia entre unidades, mas todas possuem o estilo da rede, com piso de madeira, luminárias modernas e mensagens em neon que reforçam o slogan da empresa: enxergar o trabalho como estilo de vida e não apenas uma maneira de ganhar a vida.
Sofia Esteves, presidente do conselho da Cia de Talentos, diz que a mudança resultou em uma diminuição de 30% do custo operacional e permitiu que ela deixasse de lado aspectos burocráticos como pagamento de contas, manutenção de equipamentos, limpeza e recepção, que ficam sob a responsabilidade do WeWork. Os funcionários também têm a possibilidade de trabalhar nas outras unidades de São Paulo e outras cidades do mundo - seja em viagem ou para fugir do trânsito paulistano.
A executiva conta que, desde que começou o negócio que hoje é o grupo Cia de Talentos, o ambiente de trabalho das empresas mudou muito. "Há 30 anos ter um escritório representava solidez, segurança, significava poder e status ao mercado. Hoje a flexibilidade é mais importante que isso", diz.
Colocar os custos na ponta do lápis e terceirizar áreas de "facilities" são pontos que atraem empresas para o WeWork, segundo Lucas Mendes, diretor geral da empresa no Brasil. Segundo Mendes, a companhia consegue preços mais em conta por meio de contratos globais com fornecedores e das boas oportunidades de aluguel em prédios corporativos de alto nível conseguidos na crise. Enquanto clientes menores renovam o serviço mensalmente, empresas maiores querem contratos longos, o que ajuda a operação local.
Para as companhias, também há a vontade de ficar perto de tendências e do mundo inovador das startups, seja para fazer negócios ou para passar a imagem de uma companhia antenada e colaborativa - de certa forma, um novo tipo de status no mundo corporativo atual. Mendes, por exemplo, foi um dos idealizadores do Cubo no Itaú. Na WeWork, já inaugurou o inovaBra, prédio mantido pela empresa para o Bradesco reunir startups selecionadas pelo banco. Todos os clientes do WeWork têm acesso a um aplicativo onde podem se conectar com usuários do mundo todo - pesquisas da empresa estimam que 60% já fizeram negócios. A Cia de Talentos já conta com dois clientes encontrados pela rede.
Mais de 30% dos clientes do WeWork no Brasil são empresas de mais de mil funcionários que alugam salas para parte da equipe. A EY tem desde dezembro uma sala para cerca de dez pessoas, onde alguns membros da equipe de engenharia avançada trabalham o tempo todo e outros, entre eles o diretor de inovação Denis Balaguer, passam uma parte da semana. Isso tudo com o escritório da EY do outro lado da rua, visível pela janela. "Queríamos criar um espírito de incubação", explica Balaguer.
No Brasil, mais de 50% dos clientes são empresas de tamanhos diversos que se mudaram inteiras para o WeWork - caso da Cia de Talentos e, em breve, da startup de gestão financeira GuiaBolso, que em julho vai sair de um prédio comercial antigo na Faria Lima para ocupar um escritório feito sob medida pelo WeWork em uma nova unidade no Butantã.
Segundo Cecília Lanat, diretora de pessoas do GuiaBolso, o principal atrativo foi não ter que gerenciar nem a obra nem a manutenção do escritório, que teria custo equivalente se fosse próprio. "Melhor deixar a responsabilidade nas mãos de quem entende do assunto", diz. Foi especialmente importante para a empresa a possibilidade de crescer - o GuiaBolso fechou dezembro com 160 funcionários e hoje tem 240, com a expectativa de chegar a 320 no fim do ano. No WeWork, poderá pedir mais espaço no mesmo prédio se aumentar.
Embora o WeWork seja o player mais barulhento do mercado, ele não é o único. Fundado há cinco anos por Fernando Bottura, que passou pela empresa de móveis de escritórios Riccó, o GoWork começou como coworking que alugava espaços por hora. Em julho do ano passado, lançou uma unidade chamada "build to go", em que constrói escritórios sob medida para empresas em até 40 dias e terceiriza a manutenção, em prédios comerciais menos luxuosos que os do WeWork. Esses escritórios podem ou não estar junto a outras empresas ou aos espaços compartilhados da GoWork, mas todos têm acesso a uma rede que já rendeu negócios para 70% dos usuários, segundo Bottura.
Hoje o modelo, que ele diz ter despontado nos últimos seis meses após a chegada do WeWork, representa 25% das 2.200 estações de trabalho mantidas pelo GoWork em São Paulo. Até o fim do ano, a empresa quer chegar a 3 mil estações e abrir unidades no Rio e em BH. A estratégia é apertar as margens e preparar a operação para a entrada de fundos de investimento, segundo Bottura, para nos próximos cinco anos ter 20 mil estações.
O grande foco é a customização do espaço para manter a cultura e a identidade da empresa - inclusive no endereço. "A localização faz parte do 'branding' de uma empresa", diz. A Fundação Estudar moveu a equipe de 50 pessoas de um coworking no Brooklin, em São Paulo, onde dividia o espaço com outros profissionais e empresas, para um prédio na Rua dos Pinheiros, onde ficou mais próximo do metrô, de ONGs e da Fundação Lemann.
Marina Andrade, gerente de operações da Fundação Estudar, conta que eles viram cerca de 25 opções antes de escolher o novo escritório, entre eles espaços próprios e outros coworkings. O GoWork chamou a atenção pela possibilidade de ter um local com a cara própria e por ser brasileiro.
Em um período de crise no mercado de escritórios, Bottura diz que os coworking são visados como "ótimos" inquilinos, por terem ocupação constante, sem intervalo entre o fim do contrato de uma empresa e início da outra, e porque com frequência precisam crescer em andares. A atratividade gera boas condições nos aluguéis.
Tiago Alves, CEO da Regus no Brasil, vê o mesmo movimento. "Na crise imobiliária os proprietários nos buscaram para gerar movimento no prédio e servir de âncora", diz. A empresa, parte do grupo IWG, maior e mais antigo do mundo em espaços flexíveis de trabalho, tem crescido de forma acelerada no Brasil e pretende ter 70 unidades no país até julho.
A Regus, marca mais tradicional, oferece espaços flexíveis e temporários com cara mais corporativa. Em julho, a empresa inaugurou em São Paulo um local da marca Spaces, que ocupa prédios inteiros e se assemelha ao WeWork, com áreas comuns de arquitetura moderna, paredes grafitadas e detalhes descolados como área para "pets" e bicicletas elétricas. "Cada vez mais as corporações estão indo atrás do que as startups estão fazendo", explica Alves. Alguns clientes da Regus colocam "espiões" trabalhando nos espaços colaborativos para ficar de olho em startups.
Segundo o executivo, hoje 30% da demanda no Brasil é por terceirizações completas de escritórios com mais de 15 funcionários. "As empresas estão buscando não investir e precisam de flexibilidade. Poder crescer ou diminuir a qualquer momento acaba contando muito", diz.
