Projeto com Microsoft Office 365 padronizou as ferramentas de escritório e e-mail da AEBES, associação instituidora do Hospital Evangélico de Vila Velha e atual gestora do Hospital Estadual Jayme Santos Neves e Maternidade Municipal de Cariacica

A Brasoftware, uma das principais provedoras de tecnologias do país, desenvolveu um projeto inédito para o setor de saúde no estado do Espírito Santo. A AEBES, Associação Evangélica Beneficente Espírito-Santense, por meio do Hospital Evangélico de Vila Velha, se tornou a primeira instituição deste segmento a migrar 100% dos e-mails e suíte de aplicativos para escritório para a nuvem com o Office 365 da Microsoft, sob o modelo SaaS (Software as a Service – Software como Serviço).

A AEBES, associação sem fins lucrativos, é gestora de três importantes hospitais no Estado - o Hospital Evangélico de Vila Velha (HEVV), hospital próprio; a Maternidade Municipal de Cariacica (MMC); além do Hospital Estadual Dr. Jayme Santos Neve (HEJSN), em Serra, o maior hospital público na região. O grupo conta com cerca de 2,8 mil funcionários diretos, número que aumentou nos últimos anos com o franco crescimento da instituição. Esse fato reforçou a necessidade de uma infraestrutura de TI de ponta para suportar a demanda. O principal motivo da adoção do Office 365 foi adequar os produtos e facilitar a administração do software de produtividade e mensageria, que ganhou segurança, alta disponibilidade, padronização dos aplicativos e agilidade.

“Quando iniciamos as primeiras ideias do projeto, nossa necessidade principal era apenas a padronização dos produtos Microsoft utilizados pelo HEVV. Tínhamos diversas versões de programas diferentes e que não eram compatíveis. Nessa busca por soluções, visualizamos o Office 365 na nuvem como uma excelente opção. Fizemos um estudo minucioso e verificamos que, na época, se comprássemos o Office vendido em “caixinha”, por exemplo, até seria mais barato, mas já correríamos o risco de, praticamente no ato da compra, o produto ficar obsoleto. A escolha pelo correio arquivado na nuvem foi uma enorme vantagem por se manter com a versão sempre atualizada, mediante contrato de licenciamento com a Brasoftware”, declarou Fabrício Fávaro, Diretor de Tecnologia e Inovação do Grupo AEBES.

O Office 365 garante a atualização do sistema à medida que novas versões são disponibilizadas pela Microsoft. Outra vantagem importante para o projeto foi a implementação do Exchange para o servidor de e-mail. O HEVV não contava com serviço de correio eletrônico interno. Buscar essa centralização era um investimento necessário e iminente. No Office 365, o Exchange veio suprir essa necessidade, levando as contas para a nuvem, que, além de prover alta disponibilidade, também reduz custos com servidor de e-mail.

Instituição pioneira
Além dos desafios que uma migração como essa normalmente traz, outro quesito enfrentado pelas equipes foi uma mudança de paradigma da própria associação. A AEBES tem a inovação em seu DNA, sempre adquirindo tecnologias de ponta para os hospitais, mas o investimento em nuvem ainda era algo novo e que poderia trazer certa resistência no início.

“A AEBES é uma instituição tradicional, mas que enxerga a inovação como algo muito positivo. Apresentar uma tecnologia inovadora como esta naturalmente cria um embate cultural. Foi um desafio grande e impactante. Mas estudamos muito sobre o assunto e sabíamos que o futuro era a migração para a nuvem, então decidimos encarar e desenvolver este projeto internamente junto à superintendência. O resultado dos nossos esforços foi gratificante e conseguimos mostrar as vantagens e ganhar o voto de confiança para seguirmos adiante. A Brasoftware foi muito importante neste quesito”, comentou Fabrício Fávaro.

Para a Brasoftware, a iniciativa foi importante e pioneira em uma região muito relevante para a companhia, que atua no estado do Espírito Santo desde 2012. “Observamos essa evolução do Grupo AEBES e visualizamos essa necessidade de crescimento também em infraestrutura de TI. A instituição abraçou a causa e se tornou pioneira no setor hospitalar com adoção de soluções Microsoft em nuvem. Esse fato é muito relevante. Outros importantes hospitais de maior porte do estado do Espírito Santo ainda não têm praticamente nenhuma solução nesse sentido, por exemplo. Foi um projeto desafiador e que teve resultado gratificante. A adoção da ferramenta foi ótima e podemos dizer que hoje as ferramentas já estão no DNA da organização”, declarou Gustavo de Paula, Gerente Regional da Brasoftware.

Padronização
Uma das principais vantagens do projeto para a AEBES foi a padronização do correio eletrônico. “Criamos o domínio AEBES e os usuários foram centralizados por meio do nosso servidor no Exchange. Isso ajudou bastante, porque todos conseguem utilizar em qualquer uma das nossas unidades”, completou Fabrício.

Após a implementação, todos os programas do pacote Office disponíveis para a AEBES estão no mesmo padrão e versão. O que anteriormente causava problemas para os usuários, com edições diferentes e incompatíveis, hoje é mais uma vantagem para a companhia, com a padronização das aplicações.